Appel à projet Désignation d’un tiers régulateur (2025-2030)

Contexte

Le dispositif de l’accueil familial des personnes âgées et des personnes handicapées et plus spécifiquement l’organisation de l’instruction des demandes d’agrément, le suivi des personnes accueillies ainsi que le contrôle des conditions d’accueil et des modalités de remplacement relèvent de la compétence du Président du Conseil départemental qui délivre l’agrément.

Le Département du Pas-de-Calais a fait initialement le choix d’internaliser l’ensemble des missions relatives à ce dispositif mis en place réglementairement par la loi du 10 juillet 1989. Reposant d’abord sur une équipe du siège, les missions d’instruction, de suivi et de contrôle des situations d’accueil ont progressivement été confiées aux équipes des territoires, tout en laissant au siège le pilotage administratif et fonctionnel du dispositif, plus précisément au Bureau de la Qualité au sein de la Direction de l’Autonomie et de la Santé.

Depuis novembre 2020, le Département délègue à un prestataire le suivi administratif des situations d’accueil en maintenant la mission de suivi social et médicosocial aux équipes des 8 territoires qui la réalisent déjà, en complément de la mission d’instruction des demandes d’agrément et du contrôle. La convention liant actuellement le Département au prestataire retenu dans le cadre de l'ancien appel à projets prendra fin au 01/11/2025. À cet effet, un nouvel appel à projets est lancé.

Le Pas-de-Calais se situe à la quatrième place sur le plan national en terme de places autorisées au titre de l’accueil familial des personnes âgées et personnes handicapées.

Il compte au 31/12/2024 :

• 267 accueillants familiaux dont 64 pour personnes âgées, 168 pour personnes handicapées et 35 pour accueil mixte personnes âgées et personnes handicapées
• 525 places agréées dont 187 pour personnes âgées et 326 pour personnes handicapées et 12 places mixtes.

Principes de l’appel à projet

Le Département souhaite renouveler la délégation à un prestataire du suivi administratif des situations d’accueil. Cette délégation s’appuiera sur l’article D. 442-5 du Code de l’Action Sociale et des Familles qui prévoit que le Président du Conseil départemental peut faire appel au concours de personnes morales de droit public ou de droit privé pour exercer la fonction de tiers régulateur de l’accueil familial à titre onéreux des personnes âgées et des personnes handicapées.

Le recours à un prestataire extérieur doit permettre de décharger les équipes de suivi social et médicosocial de la gestion administrative du contrat d’accueil

Une convention conclue entre le Département et le tiers régulateur déterminera les prestations à mettre en œuvre ainsi que les modalités de réalisation et de financement.

Les accueillants familiaux, les personnes accueillies et leurs référents seront informés de la conclusion de cette convention.

Objectifs de l’appel à projet

Objectifs opérationnels

Le tiers régulateur devra :

a) assister la personne accueillie et/ou son référent dans les démarches administratives lors de son admission et de son séjour chez un accueillant familial, à savoir :

• l’informer sur les différentes démarches à réaliser
• aider à la négociation du contrat d’accueil, des avenants et des annexes, conformément à la réglementation en vigueur et aux dispositions du règlement départemental d’aide sociale
• accompagner aux déclarations sociales : création et utilisation du compte dématérialisé CESU-AF, enregistrement de l’accueillant et des remplaçants le cas échéant, déclaration mensuelle en tenant compte des absences de l’accueilli et des éventuelles modalités de remplacement de l’accueillant
• orienter vers les partenaires pour le montage des dossiers d’aide et d’allocation (CCAS, communes, CAF, services départementaux…)

b) apporter ponctuellement, à la demande de l’équipe de suivi, un appui technique aux accueillants en difficulté sur le versant administratif de leur activité d’accueil

c) assurer une médiation en cas de litige relatif à l’exécution du contrat entre la personne accueillie et l’accueillant familial

Objectifs organisationnels

Pour assurer ces prestations, le candidat devra organiser et mettre en œuvre les moyens humains et matériels en vue d’assurer :

• une disponibilité permettant une assistance aux démarches administratives en adéquation avec les besoins des parties contractantes
• une accessibilité sécurisée à l’information administrative, autant sur les modalités générales que sur les situations individuelles d’accueil (contrat, avenants, annexes et attestation d’assurance)
• une collaboration efficace en temps réel autour des situations particulières ou litigieuses avec les équipes départementales chargées du suivi social et médicosocial et les éventuels partenaires
• une coordination régulière et formalisée avec les services départementaux en terme de suivi de l’activité concernant le volet administratif du dispositif de l’accueil familial.

Modalités de soutien financier du Département

Le commanditaire du projet est le Département du Pas-de-Calais.

L’organisme désigné pour porter la fonction de tiers régulateur se verra attribuer un financement annuel au regard du nombre de places agréées.

Le Département ayant fait le choix de financer la fonction de tiers régulateur pour l’ensemble des situations d’accueil autorisées, le porteur s’engage à ne proposer aucune autre prestation moyennant un financement direct par les accueillants et/ou les personnes accueillies.

Procédure d’appel et sélection des projets

Procédure d’appel à projet

Eléments constitutifs du dossier :

• Présentation du porteur du projet, représentant légal et personne chargée du dossier
• Adresse, raison sociale, SIRET et RIB
• Statuts
• Description détaillée : intitulé du projet, objectifs du projet, publics concernés, calendrier de mise en œuvre, partenariat, moyens humains et matériels dédiés, moyens de communication mobilisés, résultats attendus, modalité d’évaluation du dispositif (qualitativement et quantitativement), perspectives et pérennisation du projet
• Modalités de communication avec les parties accueillantes et accueillies
• Modalités de communication, de collaboration et de coordination avec les services départementaux
• Budget prévisionnel du projet et montant de la participation financière demandée au département
• Lettre d’engagement du porteur de projet.

Procédure de dépôt des projets :

• Le dépôt de votre projet se fait uniquement en voie dématérialisée sur la plateforme numérique "démarches-simplifiées".

Date limite fixée au : 04/03/2025 à 23h59.

• Un numéro de dossier vous sera adressé en retour et vaudra accusé réception.
• Tout dossier incomplet sera rejeté. La régularisation est possible jusqu’à la date limite de dépôt des projets (envoi de pièces manquantes ou complémentaires).

Critères d’éligibilité et de sélection

Critères d’éligibilité

Peut répondre à l’appel à projet :

Tout organisme en capacité d’assurer appui et assistance sur le versant administratif spécifique au dispositif de l’accueil familial pour personnes âgées et personnes handicapées adultes.

Critères de sélection

Le projet devra :

• décrire l’opération proposée (objectifs visés et résultats attendus) au regard des principes et objectifs fixés par le Département
• prévoir un calendrier de réalisation des actions
• détailler les moyens humains et matériels de l’organisme
• préciser les relations partenariales avec les services départementaux et avec les acteurs extérieurs des situations d’accueil familial.

Sélection des initiatives

Le jury se composera de :

• la directrice de l’Autonomie et de la Santé
• le chef de Service de la Qualité et des Financements
• le chef du Bureau de la Qualité
• la chargée de mission accueil familial
• deux pilotes de l’Accueil Familial sur les territoires.

Il aura pour mission de sélectionner la candidature déclarée éligible.

Il retiendra le projet qui sera présenté pour avis devant la commission "Solidarités Humaines". Ce projet sera ensuite soumis à la délibération de la Commission Permanente du Conseil départemental.

Les candidats seront informés par courrier des suites données à leur dossier.

Une convention viendra préciser les modalités de mise en œuvre et d’évaluation du projet ainsi que de versement de la participation.

Dépôt et sélection des projets :

• Lancement le : 3 février 2025
• Dépôt du dossier au plus tard le : 4 mars 2025 à 23h59
• Réunion du jury : semaines 13 et 14
• Notification de la décision : semaine 28

Mise en œuvre :

• Mise en œuvre effective le : 2 novembre 2025

Pour tout renseignement complémentaire, le porteur de projet peut contacter

Mme Justine PANNEQUIN

par mail : pannequin [point] justinepasdecalais [point] fr (pannequin[dot]justine[at]pasdecalais[dot]fr)

ou par téléphone au 03 21 21 63 28